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CLAVES PARA TENER UNA REUNIÓN DE TRABAJO PRODUCTIVA

Es muy común ver como en las empresas se pierde productividad y la motivación en los empleados debido a esas largas y tediosas reuniones en las que en el peor de los casos no se llega a un común acuerdo.

Existen muchas maneras de sintetizar y llevar a buen término y ejecución una reunión laboral, todo parte de una buena planeación, teniendo claro los puntos que se van a llevar a lo largo de la reunión y los objetivos que se esperan de esta es mucho más fácil predecir el éxito o no que se tenga.

El sitio de finanzas Regus (www.regus.com) preparó esta simple pero bastante clara infografía donde nos muestran pequeñas y efectivas acciones que deberemos llevar a cabo para tener una reunión de trabajo productiva.


1. Nos proponen primero que se delimite el propósito que tendrá la reunión, marcar un punto final al que se quiere llevar, bien sea tomar una decisión, informar de un evento dentro de la empresa, aclarar o debatir nuevos procesos, en fin, no importa cual sea el objetivo, la idea es que todos los presentes lo tengan claro y la reunión se lleve a cabo en pro de este objetivo.


2. Muy importante también es determinar la duración, obviamente dependiendo del tipo de objetivo y la cantidad de participantes la duración de una reunión puede variar pero el tiempo ideal es entre 1 y 2 horas como máximo, incluso algunos se atreven a asegurar que a partir de los primeros 60 minutos la atención empieza a dispersarse, decayendo así la efectividad de la reunión.


3. Marque un camino y recórralo, siga los pasos marcados al inicio para llegar al objetivo final, procure no dispersarse en tema que podrían ser motivo de otra reunión distinta.


4. Fijar un lugar, fecha y hora es tan importante como cumplir con estos puntos, trate de ser lo más puntual posible al iniciar y terminar una reunión, procure no acordar reuniones ni muy temprano ni muy tarde, tampoco es conveniente que lo haga a horas cercanas a la hora de la comida, sus compañeros se lo agradecerán.


5. Vaya preparado, si es necesario haga anotaciones breves de lo que no puede dejar pasar en la reunión.


6. Evite distracciones, podría pedir a los participantes que apaguen sus celulares o bien que estén en silencio, pedir no ser interrumpidos por llamadas teléfonicas o visitas.


7. En caso de que se requiera una próxima reunión de seguimiento lo mejor es fijar esta fecha al finalizar la reunión actual, cuando los participantes están todavía presentes.


8. Es muy importante que haya una persona asignada para que se encargue de elaborar el informe donde van los puntos de los que se hablaron en la reunión y los puntos que se lograron acordar, se podría agregar en esta minuta también, comentarios y sugerencias sobre el tema o una próxima reunión.

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